Fiscalizare si conectare

Proceduri achizitie case de marcat
Acte necesare achizitie casa de marcat
-Certificat inregistrare firma.
-Certificat in scopuri de TVA-pentru firmele platitoare de TVA.
-Certificat constatator punct de lucru daca casa de marcat se instaleaza la un punct de lucru si nu la sediul firmei sau act doveditor pentru regim ambulant daca casa se foloseste in afara sediului firmei.
-Carte de identitate administrator firma.
Observatii:
-Casa se achizitioneaza de la sediul firmei sau punctul de lucru din Draganesti-Olt unde se face factura fiscala si plata.
-Noi intocmim un dosar pe care-l depunem la ANAF de unde se atribuie NUI(numarul unic de inregistrare in Registrul National)
-Pe baza NUI-ului se face fiscalizarea casei de marcat in prezenta clientului.
-Se face cu aceasta ocazie instruire clientuilui pentru o utilizare corecta acasei de marcat.

Fiscalizarea casei de marcat

Dacă dorești să îți deschizi o afacere trebuie să fii la curent cu pașii pe care trebuie să-i urmezi din punct de vedere legal. Un aspect important de care trebuie să ții cont este modul prin care înregistrezi și calculezi vânzările. Casa de marcat, esențială pentru afacerea ta, te ajută să faci acest lucru.

Casa de marcat este o obligatie legata.

Conform legislației în vigoare, casa de marcat electronică este obligatorie pentru toți operatorii economici care încasează contravaloarea bunurilor livrate cu amănuntul sau a serviciilor prestate direct către populație cu caracter permanent. De asemenea, comerciantului îi revine obligația de a emite și preda bonurile fiscale clienților. La cererea lor, trebuie eliberată și factura fiscală alături de bonul fiscal. În caz contrar, clientul are dreptul de a beneficia de produs sau serviciu fără plata contravalorii acestuia.

De când trebuie utilizată casa de marcat? Ei bine, obligația utilizării acesteia intră în vigoare odată cu începerea activității comerciale. De exemplu, dacă deschizi un magazin sau un restaurant, ești obligat să o utilizezi încă din prima zi de activitate.

De unde achiziționezi o casă de marcat?  

Casele de marcat și produsele complementare acestora poate fi cumpărate doar de la distribuitorii autorizați de Ministerul Finanțelor. Lista distribuitorilor a fost actualizată de Ministerul Finanțelor în 1 ianuarie 2021 și poate fi găsită AICI. Prețul unei case de marcat pleacă de la 500 de lei si se poate gasi AICI  și poate ajunge chiar și la 3.500 de lei pentru o imprimanta fiscala.

Important de știut mai este și faptul că trebuie să achiziționezi o casă de marcat cu jurnal electronic. În România, autoritățile competente au încercat de mai bine de zece ani să introducă obligativitatea utilizării aparatelor de marcat fiscale cu jurnal electronic. Procesul a fost finalizat in octombrie 2019. Astfel, toți comercianții au obligația de a schimba casele de marcat vechi cu case de marcat electronice. Acestea nu sunt conectate electronic la sistemul ANAF. Întregul proces a fost amanat pana in data de 31.04.2021 .

Poti achizitiona de AICI!

Cum inițializezi procesul de fiscalizare?

Casa de marcat trebuie să treacă printr-un proces de fiscalizare. Acesta constă în activarea memoriei de funcționare și asigurarea parametrilor optimi de funcționare.

În primul rând, trebuie să pregătești un dosar pentru Direcția Generală Regională a Finanțelor Publice, prin care să soliciți un Număr de Ordine pentru casa de marcat. Dosarul trebuie să conțină atât documente din partea firmei care solicită fiscalizarea, cât și documente din partea firmei care se ocupă de fiscalizare. Astfel, după depunerea dosarului, Certificatul de Atribuire a Numărului de Ordine va fi emis între 1 și 5 zile lucrătoare.

Începând cu 2018, dosarul poate fi depus și online, în „spațiul privat virtual”.  În acest sens a fost elaborat și un ghid al utilizatorului. Dacă procesul se realizează online, Numărul de Ordine va fi emis în aproximativ 20 de minute, deoarece este generat automat. Pe baza lui se va efectua procesul de fiscalizare.

Cum finalizezi procesul de fiscalizare?

După obținerea seriei fiscale, trebuie aleasă o firmă cu care să stabilești data fiscalizării casei de marcat și a instruirii personalului. Apoi, în maximum 24 de ore de la realizarea acestui pas, trebuie să mergi la Administrația Financiară din zona de activitate pentru vizarea actelor. Dosarul pe care îl depui acum trebuie să conțină și o declarație de instalare. O copie a acesteia trebuie depusă, în maximum o săptămână de la ridicarea Numărului de Ordine, și la Direcția Generală Regională a Finanțelor Publice

Astfel, pentru finalizarea întregului proces, trebuie să trimiți declarația de instalare, în două exemplare, firmei care s-a ocupat de fiscalizarea casei tale de marcat. Aceasta trebuie apoi să înregistreze casa de marcat pe site-ul Ministerului Finanțelor Publice. Dacă urmezi toți acești pași cu grijă, procesul va decurge fără probleme. Casa ta de marcat este acum gata de utilizare!

Conectarea casei de marcat la sistemul ANAF

Indiferent de tipul de afacere pe care îl desfășori, conform prevederilor în rigoare, trebuie să utilizezi o casă de marcat cu jurnal electronic. După achiziționare, aceasta trebuie să treacă printr-un proces de fiscalizare, apoi printr-un proces de conectare la sistemul ANAF.

Conectarea casei de marcat la sistemul ANAF, obligatorie pentru toți comercianții

Casele de marcat cu jurnal electronic au devenit obligatorii pentru firmele mari și mijlocii, începând cu 1 iunie 2018. Pentru micii comercianți acestea au devenit obligatorii abia în 1 august 2018. Scopul lor este de a reduce evaziunea fiscală, de a simplifica relația cu ANAF și de a stimula competitivitatea onestă în mediul de afaceri.

După achiziționare, casa de marcat trebuie să treacă printr-un proces de fiscalizare. Apoi, aceasta trebuie conectată la sistemul ANAF. Termenul inițial de finalizare a procesului era 31 ianuarie 2021, fiind amânat de mai multe ori. Autoritățile se așteaptă ca procesul să fie finalizat până la jumătatea anului 2021. Aparatele achiziționate începând cu 1 februarie 2021 ar trebui conectate în ziua punerii în funcțiune. Utilizatorii aparatelor fiscale puse în funcțiune înainte de această dată trebuie să trimită o declarație la ANAF până în 31 martie 2021.

Excepție de la această regulă fac doar casele de marcat care funcționează în zone unde nu există acoperire a rețelelor de internet. Dacă te afli în această situație trebuie să depui la ANAF o declarație, pe care o găsești AICI.

Ce pași urmezi pentru conectare la sistemul ANAF? 

Conectarea caselor de marcat la sistemul ANAF reprezintă trecerea de la aparate cu regim de funcționare cu profil 0, la regimul de funcționare cu profil 1.  Pentru a realiza trecerea, trebuie să verifici ce posibilități de conectare la internet are casa ta de marcat. Există case de marcat care se conectează:

  • GPRS, prin intermediul unui card SIM cu date mobile;
  • LAN, prin intermediul unui cablu de rețea locală;
  • WI-FI.

Pentru buna funcționare a casei de marcat trebuie să îi asiguri conexiunea la internet. Astfel, trebuie să verifici inclusiv calitatea semnalului din zonă. Ulterior, trebuie să iei legătura cu firma de la care ai achiziționat casa de marcat. Tehnicienii ei urmează pașii necesari pentru a conecta aparatul la sistemul ANAF. O bună comunicare cu această firmă și stabilirea din timp a termenului de intervenție poate face ca operațiunea de conectare să dureze până la 30 de miunte, în cazul în care nu apar impedimente. Pașii pentru conectare sunt următorii:

  • Firmele care comercializează și oferă service pentru case de marcat primesc de la distribuitorii autorizați suplimentele de aviz și procedura de actualizare și conectare a softului.
  • Apoi, tehnicienii vor descărca de pe site-ul ANAF un certificat digital PEM și un fișier XML de configurare. Acestea diferă în funcție de modelul de casă de marcat pe care-l utilizezi.
  • Ulterior, vor programa cu tine o deplasare la punctul de lucru, pentru realizarea conectării.
  • În primul rând, vor trebui să actualizeze firmware-ul. Acesta diferă în funcție de modelul casei de marcat. În unele cazuri, tehnicienii pot instala și diverse componente hardware.
  • Următorul pas constă în instalarea certificatului PEM. Prin instalarea lui poate fi activată comunicarea dintre apartul fiscal și serverul ANAF.
  • Tehnicienii vor inițializa apoi conectarea aparatului la internet, ținând cont de tipul de conexiune. De exemplu, cardul SIM trebuie activat mai întâi, iar operarea lui trebuie testată. În cazul unei conexiuni prin cablu de rețea, tehnicienii trebuie să asigure integrarea casei de marcat în rețeaua LAN. Astfel, se realizează trecerea de la modul de lucru offline, la online.
  • Pasul final este acela de a testa conexiunea aparatului fiscal cu serverul ANAF.

Cum se transmit datele către serverul ANAF? 

Transmiterea datelor către serverul ANAF se face automat, după ce ai emis raportul de închidere zilnică (raportul Z). Odată ce casa de marcat e conectată la acest server, nu mai trebuie să transmiți nici raportul lunar. Acesta va trebui trimis doar de comercianții care nu pot asigura caselor de marcat conexiunea la internet. Totodată, casa de marcat se va bloca automat în cazul în care există probleme de conexiune și nu poate trimite raportările online. În tot acest timp, va continua să lucreze offline, pentru o anumită perioadă. De exemplu, va continua să emită bonuri fiscale sau rapoarte de închidere zilnică. Ea se va debloca automat prin:

  • restabilirea conexiunii la internet,
  • transmiterea rapoartelor către ANAF prin mijloace electronice (prin completarea F4200),
  • prin prezentare la organul fiscal competent.

Orice intervenție asupra casei de marcat trebuie realizată numai de personalul autorizat să facă asta.

Calendarul pentru conectarea caselor de marcat la serverul ANAF

Calendarul pentru conectarea caselor de marcat la serverul ANAF a suferit noi modificari care vor deveni oficiale odata cu publicarea in Monitorul Oficial

Astfel, conectarea se realizează pe categorii de contribuabili, începând cu data de 31.03.2021, cu respectarea următoarelor termene:

  • până la data de 30.06.2021 operatorii economici încadrați în categoria marilor contribuabili;
  • până la data de 30.11.2021 operatorii economici din categoria contribuabililor mijlocii și mici.
  • operatorii economici care achiziționează aparate de marcat electronice fiscale ulterior datei de 1.12.2021, la data instalării aparatului de marcat electronic fiscal.